Guide Conformité 2026
La Notice d’Information
Contenu obligatoire, modalités de remise et preuve : tout ce que l’employeur doit savoir sur ce document essentiel.
Mis à jour le 28 décembre 2025 • Lecture : 6–8 min
Sommaire
Qu’est-ce que la notice d’information ?
La notice d’information est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à chaque salarié bénéficiant d’une couverture de protection sociale complémentaire (mutuelle santé et/ou prévoyance).
📄 Définition
Document rédigé par l’assureur qui décrit de manière claire et précise les garanties du contrat, leurs conditions d’application et les formalités à accomplir.
⚖️ Base légale
Article L.141-4 du Code des assurances : « Le souscripteur est tenu de remettre à l’adhérent une notice établie par l’assureur qui définit les garanties et leurs modalités d’entrée en vigueur. »
🎯 Objectif
Informer le salarié sur ses droits, ses garanties et les démarches à effectuer pour en bénéficier (déclaration de sinistre, dispenses, ayants droit…).
📌 À retenir
La notice d’information n’est pas le contrat d’assurance. C’est un document de vulgarisation destiné aux salariés. Le contrat (conditions générales et particulières) lie l’entreprise et l’assureur. La notice résume les garanties pour le salarié.
Contenu obligatoire
La notice d’information doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires pour être conforme. Voici les éléments essentiels :
🛡️ Pour la prévoyance : éléments supplémentaires
En prévoyance (incapacité, invalidité, décès), la notice doit également préciser : les conditions de reconnaissance de l’incapacité/invalidité, les modalités de calcul des prestations, la désignation des bénéficiaires en cas de décès, et les conditions de maintien des garanties.
Quand remettre la notice ?
La notice doit être remise à plusieurs moments clés de la vie du contrat de travail et du régime de protection sociale.
À l’embauche
Remise obligatoire lors de l’entrée du salarié dans l’entreprise, en même temps que le bulletin d’affiliation ou le formulaire de dispense.
En cas de modification
Remise d’une nouvelle notice (ou d’un avenant) en cas de modification des garanties, des cotisations ou des conditions du contrat.
À la demande
Le salarié peut demander une copie de la notice à tout moment. L’employeur doit pouvoir la fournir.
Changement d’assureur
En cas de changement de contrat ou d’assureur, une nouvelle notice doit être remise à tous les salariés.
⏰ Délai de remise
La notice doit être remise avant l’affiliation ou au moment de l’affiliation du salarié. En pratique, elle est généralement remise le premier jour de travail ou dans les jours qui suivent l’embauche. Ne tardez pas : un délai excessif peut être considéré comme un manquement.
Comment remettre la notice ?
La loi n’impose pas de mode de remise particulier, mais il est essentiel de pouvoir prouver que le salarié a bien reçu la notice.
| Mode de remise | Preuve | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| ✅ Remise en main propre + émargement | Forte | Preuve solide, signature du salarié, date certaine | Nécessite une organisation administrative |
| 📧 Email avec accusé de réception | Moyenne | Rapide, trace écrite, horodatage | Accusé de réception ≠ accusé de lecture |
| 📮 Courrier recommandé AR | Forte | Preuve juridique solide, date certaine | Coût, délai, lourdeur pour chaque salarié |
| 💻 Signature électronique | Forte | Preuve juridique, horodatage, archivage automatique | Coût de la solution, formation nécessaire |
| ❌ Affichage / intranet seul | Insuffisante | Simple à mettre en place | Ne prouve pas la remise individuelle |
✅ Méthode recommandée : remise en main propre + feuille d’émargement
C’est la méthode la plus simple et la plus sécurisée juridiquement. Le salarié signe une feuille attestant qu’il a bien reçu la notice d’information. Ce document est conservé dans son dossier du personnel.
Preuve de remise : l’émargement
La feuille d’émargement est le document qui atteste que le salarié a bien reçu la notice d’information. Elle doit être conservée sans limitation de durée (au moins 5 ans après le départ du salarié).
📄 Exemple de mention à faire signer
« Je soussigné(e), [Nom et prénom du salarié], reconnais avoir reçu ce jour la notice d’information relative au régime de [mutuelle santé / prévoyance] mis en place par l’entreprise [Nom de l’entreprise] auprès de [Nom de l’assureur].
Je reconnais avoir pris connaissance des garanties, des exclusions, des modalités de cotisation et des cas de dispense d’affiliation.
Fait à [Ville], le [Date]
Signature : _________________ »
📥 Téléchargez la fiche synthèse
Notice d’information : contenu obligatoire, remise, modèle d’émargement (1 page).
Conséquences en cas de non-remise
Le défaut de remise de la notice d’information expose l’employeur à plusieurs risques juridiques et financiers.
⚖️ Inopposabilité des exclusions
Si le salarié n’a pas été informé des exclusions de garantie, celles-ci peuvent lui être inopposables. L’assureur devra indemniser même si l’exclusion était prévue au contrat.
💰 Dommages et intérêts
Le salarié peut demander des dommages et intérêts s’il subit un préjudice du fait de ne pas avoir été informé de ses droits (ex : non-utilisation d’une garantie qu’il ignorait).
🔍 Contentieux prud’homal
En cas de litige, l’absence de preuve de remise joue contre l’employeur. Le salarié peut contester ne pas avoir été informé.
🏦 Risque URSSAF
L’URSSAF vérifie le caractère collectif et obligatoire du régime. L’absence de remise de notice peut être un indice de non-conformité globale.
📚 Jurisprudence
La Cour de cassation rappelle régulièrement que les clauses d’exclusion non portées à la connaissance de l’assuré lui sont inopposables. L’employeur, en tant que souscripteur, a une obligation de transmission de l’information (Cass. 2e civ., 17 mars 2011, n° 10-14.850).
Bonnes pratiques
Voici nos recommandations pour une gestion optimale des notices d’information :
Intégrez la remise au process d’embauche
La notice doit faire partie du kit d’intégration du nouveau salarié, au même titre que le contrat de travail et le règlement intérieur.
Utilisez une feuille d’émargement standardisée
Créez un modèle type à utiliser pour chaque salarié. Cela garantit une homogénéité et facilite l’archivage.
Archivez dans le dossier du salarié
Conservez la feuille d’émargement signée dans le dossier individuel du salarié, idéalement en version numérisée.
Mettez à jour en cas de changement
Demandez une nouvelle notice à votre assureur dès qu’il y a une modification du contrat, et remettez-la à tous les salariés.
Vérifiez la notice fournie par l’assureur
Assurez-vous que la notice est complète et à jour. Certains assureurs fournissent des notices génériques insuffisantes.
Faites un point annuel
Vérifiez chaque année que tous les salariés ont bien un émargement dans leur dossier. Régularisez les manquants.
FAQ – Notice d’information
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