Check-list RH 2026

Embauche & Départ : Santé et Prévoyance

Toutes les démarches à effectuer côté mutuelle et prévoyance lors de l’arrivée ou du départ d’un salarié. Ne manquez aucune étape.

Mis à jour le 28 décembre 2025 • Lecture : 6–8 min

Pourquoi ces check-lists sont essentielles

L’arrivée et le départ d’un salarié impliquent de nombreuses démarches administratives côté protection sociale. Un oubli peut entraîner des complications pour le salarié (absence de couverture, perte de droits) et des risques pour l’employeur (redressement URSSAF, contentieux).

📥

Embauche

Affiliation, notice, dispenses éventuelles

📤

Départ

Portabilité, radiation, certificat de travail

⚠️

Enjeu

Conformité URSSAF et protection du salarié

💡 Conseil pratique

Intégrez ces check-lists à vos processus RH (onboarding/offboarding). Créez des modèles de courriers et formulaires prêts à l’emploi pour gagner du temps et ne rien oublier.

Check-list EMBAUCHE (arrivée d’un salarié)

Dès l’arrivée d’un nouveau salarié, plusieurs démarches sont à effectuer pour l’affilier à la complémentaire santé et à la prévoyance collective.

🟢 Avant le 1er jour ou le jour de l’arrivée

1

Informer le salarié sur le régime collectif

Présenter la mutuelle et la prévoyance, les garanties, la répartition des cotisations.

2

Remettre la notice d’information

Document obligatoire décrivant les garanties, exclusions, cas de dispense. Faire signer l’émargement.

3

Vérifier l’éligibilité aux dispenses

Le salarié peut-il bénéficier d’une dispense (couverture conjoint, CSS, CDD court…) ? Voir notre guide dispenses

4

Collecter le bulletin d’affiliation OU la demande de dispense

Formulaire signé par le salarié avec ses informations personnelles et celles des ayants droit éventuels.

5

Collecter le justificatif de dispense (si applicable)

Attestation CSS, attestation mutuelle conjoint, contrat de travail (CDD)…

🔵 Dans les jours suivants

6

Transmettre l’affiliation à l’assureur

Via l’extranet assureur, par e-mail ou courrier selon le contrat. Inclure : nom, prénom, n° SS, date d’entrée, catégorie.

7

Paramétrer la paie (cotisations)

Intégrer les cotisations mutuelle et prévoyance (part salariale + patronale) dans le logiciel de paie.

8

Vérifier la DSN

S’assurer que les blocs prévoyance/santé sont correctement renseignés (S21.G00.15 et suivants).

9

Remettre la carte de tiers payant

Une fois reçue de l’assureur (ou accès à la carte dématérialisée via l’appli).

10

Archiver les documents

Bulletin d’affiliation (ou dispense + justificatif), émargement notice → dossier salarié.

✅ Récapitulatif embauche — À cocher

☐
Notice d’information remise (émargement signé)
☐
Bulletin d’affiliation signé OU dispense + justificatif
☐
Affiliation transmise à l’assureur
☐
Paie paramétrée (cotisations mutuelle/prévoyance)
☐
DSN vérifiée
☐
Carte tiers payant remise au salarié
☐
Documents archivés au dossier

Check-list DÉPART (sortie d’un salarié)

Lors du départ d’un salarié (démission, licenciement, fin de CDD, rupture conventionnelle…), plusieurs obligations s’imposent concernant la mutuelle et la prévoyance.

🔴 Avant le dernier jour

1

Vérifier l’éligibilité à la portabilité

Le salarié doit bénéficier de l’assurance chômage. Pas de portabilité en cas de faute lourde ou démission non indemnisée.

2

Informer le salarié de ses droits à portabilité

Expliquer le maintien gratuit des garanties santé et prévoyance jusqu’à 12 mois maximum.

3

Mentionner la portabilité dans le certificat de travail

Mention obligatoire : droit au maintien des garanties santé et prévoyance (art. L.911-8 CSS).

🟣 Le jour du départ / jours suivants

4

Notifier la radiation à l’assureur

Informer l’organisme assureur de la sortie : date de fin, motif, éligibilité portabilité.

5

Transmettre les informations de portabilité à l’assureur

Durée d’ancienneté (pour calculer la durée de portabilité), dernier jour de contrat, coordonnées du salarié.

6

Remettre au salarié le courrier de notification portabilité

Document rappelant ses droits, la durée, les conditions de maintien et de cessation.

7

Informer sur le maintien loi Évin (après portabilité)

À l’issue de la portabilité, le salarié peut maintenir sa couverture à titre individuel (à sa charge).

8

Arrêter les cotisations en paie

Le salarié ne cotise plus après son départ. La portabilité est financée par la mutualisation.

9

Archiver les documents

Courrier de notification, copie du certificat de travail, preuve de signalement assureur.

✅ Récapitulatif départ — À cocher

☐
Éligibilité portabilité vérifiée
☐
Certificat de travail avec mention portabilité
☐
Radiation notifiée à l’assureur
☐
Informations portabilité transmises à l’assureur
☐
Courrier de notification remis au salarié
☐
Information loi Évin transmise
☐
Cotisations arrêtées en paie
☐
Documents archivés

📖 Pour aller plus loin : consultez notre guide complet Portabilité de la mutuelle d’entreprise.

Cas particuliers

Certaines situations nécessitent une attention particulière.

📄 CDD < 3 mois

Si le salarié est dispensé, pensez au versement santé (aide financière individuelle). À la fin du CDD, pas de portabilité si le contrat est trop court pour ouvrir des droits chômage.

En savoir plus →

🎓 Apprentis

L’apprenti doit être affilié comme tout salarié, sauf dispense prévue (cotisation > 10% du salaire). À la fin du contrat d’apprentissage, portabilité applicable si éligible au chômage.

⏰ Temps partiel (multi-employeurs)

Un salarié à temps partiel chez plusieurs employeurs peut être dispensé chez vous s’il est déjà couvert à titre obligatoire ailleurs. Demandez l’attestation de l’autre employeur.

⚫ Décès d’un salarié

Informer immédiatement l’assureur prévoyance pour déclencher le versement du capital décès. Les ayants droit peuvent bénéficier du maintien de la mutuelle (loi Évin).

👶 Congé maternité / parental

La couverture est maintenue pendant le congé maternité, paternité ou parental. Vérifiez les conditions de cotisation dans votre contrat (certains prévoient une exonération).

🏖️ Départ en retraite

Pas de portabilité (pas de chômage). Le retraité peut bénéficier du maintien loi Évin à titre individuel, avec un tarif encadré la 1ère année.

Documents types à préparer

Pour faciliter votre gestion, préparez ces documents en amont :

Document Embauche Départ Usage
Notice d’information ✓ — Informer le salarié des garanties, conditions, dispenses
Bulletin d’affiliation ✓ — Recueillir les informations du salarié et ayants droit
Formulaire de demande de dispense ✓ — Formaliser la dispense avec signature du salarié
Feuille d’émargement ✓ — Prouver la remise de la notice d’information
Courrier de notification portabilité — ✓ Informer le salarié sortant de ses droits
Certificat de travail (mention portabilité) — ✓ Obligation légale (mention du maintien des garanties)

📥 Téléchargez les check-lists PDF

Check-list embauche + check-list départ prêtes à imprimer (2 pages).

Télécharger le PDF

Erreurs fréquentes à éviter

❌ Oublier de remettre la notice d’information

L’absence de preuve de remise peut être reprochée en cas de litige avec le salarié ou de contrôle URSSAF.

❌ Affilier un salarié dispensé sans justificatif

Ou l’inverse : ne pas affilier un salarié qui n’a pas droit à la dispense. Les deux situations sont problématiques.

❌ Oublier de mentionner la portabilité sur le certificat de travail

C’est une obligation légale. Le salarié pourrait contester et demander des dommages-intérêts.

❌ Ne pas notifier la sortie à l’assureur

L’assureur continue de facturer le salarié. Vous risquez de payer des cotisations indues.

❌ Confondre portabilité et loi Évin

Portabilité = maintien gratuit (max 12 mois). Loi Évin = maintien à titre individuel payant après la portabilité.

❌ Tarder à signaler l’affiliation/radiation

Un retard peut priver le salarié de sa couverture ou de sa carte tiers payant. Signalez dans les 48h.

FAQ – Embauche et départ

À partir de quand le salarié est-il couvert ?
En principe, la couverture débute dès le 1er jour de travail. Certains contrats prévoient un délai de carence (rare pour la mutuelle obligatoire). Vérifiez les conditions de votre contrat.
Combien de temps dure la portabilité ?
La durée est égale à la durée du dernier contrat de travail, dans la limite de 12 mois. Exemple : 6 mois d’ancienneté = 6 mois de portabilité. 18 mois d’ancienneté = 12 mois de portabilité (plafond).
Un salarié licencié pour faute grave a-t-il droit à la portabilité ?
Oui, la faute grave n’exclut pas la portabilité (contrairement à une idée reçue). Seule la faute lourde prive le salarié de ce droit, car elle exclut l’indemnisation chômage.
Le salarié doit-il faire une démarche pour bénéficier de la portabilité ?
Non, la portabilité est automatique si le salarié remplit les conditions. Il doit simplement justifier de sa prise en charge par l’assurance chômage auprès de l’assureur si celui-ci le demande.
Que se passe-t-il si le salarié retrouve un emploi pendant la portabilité ?
La portabilité cesse dès que le salarié retrouve un emploi (il sera alors couvert par le régime de son nouvel employeur). Elle cesse aussi s’il n’est plus indemnisé par l’assurance chômage.
Les ayants droit du salarié sont-ils aussi couverts pendant la portabilité ?
Oui, les ayants droit qui étaient couverts pendant le contrat de travail bénéficient également du maintien des garanties pendant la portabilité.
Qui paie la portabilité ?
La portabilité est gratuite pour l’ancien salarié. Elle est financée par un système de mutualisation : les cotisations des salariés actifs incluent le coût de la portabilité des anciens salariés.

Simplifiez la gestion de vos entrées/sorties

BL ASSUR vous accompagne dans la gestion administrative de vos régimes collectifs : affiliation, radiation, portabilité. Gagnez du temps et sécurisez vos process.

✓
Modèles de documents fournis
✓
Accompagnement RH
✓
Interface assureur simplifiée
✓
0€ de frais de courtage

Zone d’intervention

BL ASSUR accompagne les entreprises sur l’ensemble du territoire français :

Île-de-France
Hauts-de-France
Grand Est
Normandie
Bretagne
Pays de la Loire
Centre-Val de Loire
Bourgogne-Franche-Comté
Nouvelle-Aquitaine
Occitanie
Auvergne-Rhône-Alpes
PACA
Corse

ORIAS 17 003 326

0€ de frais de courtage

Réponse sous 48h

Contactez-nous